Aunque el correo electrónico se haya convertido en una de las herramientas más utilizadas dentro de cualquier empresa (a pesar de que no es precisamente el medio de comunicación más eficiente y podríamos prescindir de él y apostar por aplicaciones sociales); este sistema de comunicación no garantiza la entrega del mensaje y aunque activemos el acuse de recibo (de lectura o entrega), es complicado tener ciertas garantías de que enviamos un mensaje a un destinatario adjuntando cierta documentación. En estos tiempos tan convulsos donde, por ejemplo, la no recepción de un mensaje puede suponer la pérdida de un cliente (o incluso nuestro empleo), certificar que hemos enviado un mensaje comienza a ser una necesidad de muchos profesionales y particulares.
¿Cómo podemos certificar que hemos enviado un correo electrónico? La respuesta es, a la vez, simple y compleja puesto que para certificar que hemos enviado algo, al igual que pasaría con una carta, necesitamos la intervención de un tercero que dé fe de que la comunicación se ha cursado. De la misma forma que enviamos un correo certificado y el cartero se cerciora que la carta se entrega en mano al destinatario, en el caso de una transacción electrónica (como es un correo electrónico) debemos recurrir a lo que se denomina un tercero de confianza.
¿Y qué es un tercero de confianza? En el caso de Europa la definición la podemos encontrar en la Directiva 2000/31/CE y, en España, en el artículo 25 de la LSSI y, en resumidas cuentas, es un tercero que interviene dentro de la transacción electrónica para recopilar trazas y pruebas para su archivo que, posteriormente, puedan usarse para certificar que se realizó una transacción electrónica concreta entre dos sujetos a una fecha y hora determinadas. Dicho de otra forma, el tercero de confianza es una especie de “notario” que firma electrónicamente la transacción, le añade una marca de tiempo y la almacena para su consulta.
Precisamente, si nos vemos en la necesidad de certificar que hemos enviado un mensaje de correo electrónico a un destinatario podemos recurrir a un interesante servicio denominado eGarante (que ofrece un servicio gratuito a particulares y de pago para empresas) que nos permitirá obtener una evidencia digital de que la comunicación se cursó. ¿En qué consiste la evidencia digital? Para usar eGarante lo único que tendremos que hacer es añadir en copia de nuestros mensajes (visible u oculta) a mailsigned@egarante.com y, acto seguido, recibiremos un documento PDF firmado digitalmente (con un certificado digital) con el mensaje que enviamos junto a sus cabeceras y una marca temporal (certificando fecha y hora de envío), obteniendo así un acuse de recibo compulsado de que enviamos el mensaje (y en caso de problemas poder alegar que, realmente, enviamos dicha comunicación).
Teniendo en cuenta que un mensaje de correo no llegue (o alguien alegue que nunca lo enviamos) puede suponer la pérdida de un cliente o nuestro empleo, no está de más tener en cuenta este tipo de servicios a la hora de enviar mensajes importantes.
De hecho, eGarante también nos ofrece un servicio adicional que tampoco está de más conocer puesto que nos permite certificar el contenido de ciertas páginas web.
Cualquier página web es susceptible de ser dinámica y, por tanto, un administrador puede cambiar los contenidos que aparecen en ésta. Con la idea de certificar que una página web tiene publicado un contenido determinado a una fecha y hora concretas podemos enviar un correo electrónico a eGarante (a websigned@egarante.com con asunto la URL a certificar) y recibiremos un archivo PDF en el que veremos una captura de la página web firmada y sellada (certificando así el contenido de ésta).
Un recurso más que interesante que, a pesar de estar en fase beta, nos puede ayudar a dotar de seguridad (en cuanto a contenido y fechas) las comunicaciones que realicemos a través del correo electrónico y, en caso necesario, certificar cualquier tipo de incidente vinculado a los contenidos de páginas web (difamación, plagio de contenidos, etc).